A DataFlower megszűnteti a kis- és középvállalatok iktatási problémáit, biztosítja a szervezet papír alapú-, valamint elektronikus iktatását és visszakereshetőségét.
[1] Könnyen kezelhető, saját fejlesztésű iktatóprogram, mellyel egy közös irattárban, iktatószámmal elhelyezhetők az információk és egyéb adatok. Egyszerű felépítése miatt a működtetése kényelmes, és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi feladatokat. A DataFlower alkalmas bármilyen típusú irat iktatásásra, a levelektől a Word dokumentumokig. A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható. Elérhető az Outlook eszköztárából, mely kényelmessé teszi használatát.
A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok eltárolásáról, elérhetőségéről, és az ügyintézés nyomon követéséről. Ajánljuk mindazoknak, akik a végeláthatatlan és időrabló papírmunkát korszerűbbé és hatékonyabbá kívánják tenni jelentősebb beruházás nélkül.
Miért érdemes a DataFlower-t választani?
[2]
- Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus.
- Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít.
- A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk.
- A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást.
- Kialakíthatjuk saját irattári tervünket, az iktatott dokumentumokat témákhoz, ügyekhez rendelhetjük.
- Az iktatott dokumentumokat partnerekhez rendelhetjük. A partnertörzs hierarchikus felésítésű.
- Kimenő küldeményeinkről postakönyvi feladójegyzéket (postakönyvet) nyomtathatunk.
- A felhasználók jogait egyszerűen hangolhatjuk, irattári téma, ügy, vagy dokumentum szinten is.
- Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot.
- Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető.
- A szerver verzióban az iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-meil-ekben tartalom szerint is kereshetünk.
A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok
- biztonságos eltárolásáról,
- jogosultság szerinti elérhetőségéről,
- gyors megkereséséről,
- verzióváltozásainak nyomon követéséről,
- ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.
- hierarchikus partnerkezelésről
- postakönyvi feladójegyzék nyomtatásáról
- munkafolyamat felügyeletéről
- vezetői jelentések készítéséről
Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:
- Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között.
- Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz.
- Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk.
- Jogosultságainknak megfelelően különféle intézkedési módozatok közül választhatunk.
- A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át.
- Minden iktatással kapcsolatos felhasználói eseményt naplózunk.
- Egy-egy irattári témához, ügyhöz vagy akár dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
- Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé, így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
- A dokumentumok irattári ügyekbe, azok pedig irattári témákba rendezhetők.
- A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető.
- Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról.
- Vezetői jelentéseket készíthetünk felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól.
- A postai úton kimenő levelekről postakönyvet készít.
- A partnerkezelő funkció segítségével az iktatott dokumentumok a meglévő partnerekhez rendelhetők.
Ügyfeleink igényeinek minél alaposabb kielégítése érdekében két Standalone alapverziót kínálunk:
-
Egy felhasználós változat
Egy számítógépre telepíthető egyetlen felhasználó számára, aki teljes jogkörrel rendelkezik az iktatási feladatok tekintetében. A verzióból értelemszerűen hiányoznak a több felhasználót érintő funkciók. Ideális kisebb vállalkozások számára, illetve ha az iktatási feladatokat egyetlen személyre kívánjuk bízni az ellenőrzés és kontrollálhatóság érdekében.
Rendszerkövetelménye: Windows XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007. Adatbázisa MS SQL Express alatt fut. Telepítéskor minden egyéb szükséges szoftvert automatikusan feltelepít.
-
Több felhasználós változat
Ezt a verziót több felhasználó együttesen használhatja, az iktatott dokumentumok egyetlen nagy adatbázisba kerülnek. Felhasználása nagyobb vállalatok esetén javasolt, ahol munkatársainknak eltérő területeken kell iktatási feladatokat végrehajtaniuk. A rendszerben elkülöníthető egy vagy több speciális felhasználó, akik kioszthatják az iktatók részére a feladatokat, illetve meghatározhatják, mely adatok iktatásához és hozzáféréséhez legyen jogkörük.
Rendszerkövetelmény: XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007; MS SQL 2005 /1licence; IIS szerver. Az adott programokat elegendő egy gépre telepíteni.