A Pécsi Tudományegyetem nemcsak Pécs városa, hanem a Dél-Dunántúl regionális egyeteme is. A legnagyobb munkáltató a városban, meghatározó szerepe van a régió minden szellemi területén, művészetekben, tudományban, gyógyításban egyaránt. Jelenleg a pécsi egyetem a legnagyobb hallgatói létszámú magyar felsőoktatási intézmény.
A Gazdasági Főigazgatóságra naponta több száz ügyirat érkezik, a Gazdasági Főigazgatónak, illetve Általános Helyettesének - az irat típusától függően - ellenjegyzésre, aláírásra, további ügyintésre. Mindennapos probléma, beérkezett számlák, szerződések, levelek nyilvántartása, nyomon követése.
A bevezetés előtt az iratok adminisztrációja nem volt teljes körű, az iratok nyomon követése nem volt megoldott.
A Helpdesk a főigazgatóságra érkező telefonhívásokat koordinálja, a felmerülő problémákat lehetőségéhez mérten megválaszolja, amennyiben az túlmutat hatáskörén, a listájában szereplő ügyintézőnek kapcsolja a hívást. A Helpdesk nem csak telefonos, hanem online webes ügyfélszolgálatot is el kell hogy lásson.
Szintén megoldandó feladat volt a Helpdesk felé érkező megkeresések rögzítése, nyomon követése.
Továbbá a bevezetendő rendszer kiválasztásánál fontos szempont volt annak integrálhatósága az Egyetemnél már használatban lévő rendszerekkel.
Először a PTE átszervezte a titkárság munkafolyamatait, majd a Microsoft CRM-nek az egyéb alkalmazásokba való integrálhatósága, az SQL adatbázis támogatása és gyors testre szabhatóságuk alapján a PTE a Microsoft rendszerek mellett döntött.
Az infrastruktúra kialakításával egy időben elkezdődhetett a CRM rendszer testreszabása, fejlesztése az egyedi igények alapján, az átszervezett munkafolyamatokhoz igazítva.
A legfontosabb elért hasznok: